Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod powyższym adresem e-mail lub korespondencyjnie.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Zakres przetwarzania nie wymaga jego wyznaczenia zgodnie z art. 37 RODO.

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z:

• RODO - Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych;
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
• ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (pliki cookies).

Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa o:

• Hoteliku - rozumie się przez to Koci hotelik „Na cztery łapy” Kinga Grelska;
• Serwisie - stronę internetową dostępną pod adresem kocihotelik.com wraz z formularzami;
• Opiekunie - osobę fizyczną korzystającą z Serwisu lub powierzającą nam kota pod opiekę;
• Ankiecie - formularz z informacjami o kocie, wypełniany przed pobytem;
• Danych osobowych - wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Zakres zbieranych danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z Serwisu i naszych usług.

Dane podawane przez Ciebie:

• imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail - przy rezerwacji pobytu, wypełnianiu Ankiety i kontakcie z nami;
• dane kontaktowe osoby zastępczej - jeżeli wskażesz kogoś do kontaktu na czas swojej nieobecności;
• adres oraz dane do faktury - jeżeli prosisz o jej wystawienie;
• treść wiadomości, które do nas wysyłasz, oraz historia naszej korespondencji.

Informacje o kocie z Ankiety: imię, płeć, wiek, rasa, numer chipa, dane lecznicy weterynaryjnej, sposób żywienia, alergie pokarmowe, przyjmowane leki i suplementy, zabiegi pielęgnacyjne, zachowanie oraz uwagi dodatkowe.

Informacje o zwierzęciu same w sobie nie są danymi osobowymi w rozumieniu RODO, ale ponieważ są powiązane z Tobą jako opiekunem, chronimy je dokładnie tak samo jak Twoje dane. Nie są to również dane szczególnych kategorii z art. 9 RODO - przepis ten dotyczy zdrowia ludzi, nie zwierząt.

Dane zbierane automatycznie:

• adres IP oraz przybliżona lokalizacja (kraj, miasto);
• typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu;
• data i godzina wizyty, odwiedzone podstrony, czas spędzony w Serwisie;
• adres strony odsyłającej (referrer) oraz parametry kampanii (UTM);
• informacje zapisane w plikach cookies.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii dotyczących ludzi (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących.

Każdy cel przetwarzania ma swoją podstawę prawną w RODO:

Ankieta jest sercem naszej pracy - bez niej nie jesteśmy w stanie zaopiekować się kotem tak, jak robisz to Ty w domu. Dlatego prosimy w niej o szczegóły dotyczące żywienia, leków, pielęgnacji i zachowania.

• Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia kota na pobyt. Bez nich nie możemy zawrzeć umowy.
• Informacje z Ankiety wykorzystujemy wyłącznie w celu opieki nad Twoim kotem - nie służą one marketingowi ani profilowaniu.
• Dostęp do Ankiety mają wyłącznie osoby faktycznie opiekujące się kotem w czasie pobytu.
• Dane lecznicy weterynaryjnej wykorzystujemy tylko wtedy, gdy stan kota tego wymaga, oraz - jeśli to możliwe - po wcześniejszym kontakcie z Tobą.
• Ankietę przechowujemy do 3 lat od ostatniego pobytu, żeby przy kolejnej rezerwacji nie trzeba było wypełniać jej od nowa. Możesz poprosić o wcześniejsze usunięcie.
• Formularz zabezpieczamy przed automatycznym wypełnianiem (m.in. ukryte pole oraz kontrola czasu wypełniania).

Jeżeli w Ankiecie wskażesz dane innej osoby - np. kogoś, kto odbierze kota w Twoim zastępstwie - poinformuj ją, że przekazałeś nam jej dane kontaktowe i wskaż jej niniejszą Politykę prywatności.

Serwis ma charakter informacyjny. Nie prowadzimy sprzedaży internetowej i nie umożliwiamy zakładania kont użytkownikom. Kont klienckich po prostu nie ma - nie zbieramy więc loginów, haseł ani historii zamówień.

• Rezerwacja - dokonujesz jej poprzez formularz w Serwisie, telefonicznie lub mailowo. Warunki pobytu ustalamy bezpośrednio z Tobą.
• Płatność - rozliczenie następuje bezpośrednio między Tobą a Hotelikiem, przelewem lub na miejscu. W Serwisie nie działa system płatności online - nie zbieramy i nie przechowujemy danych kart płatniczych.
• Faktury - dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi. Tego okresu nie możemy skrócić na Twoje żądanie.
• Konta administracyjne - w Serwisie istnieją wyłącznie konta administratora, służące do zarządzania stroną. Nie są dostępne dla klientów i nie zakładamy ich w Twoim imieniu.

W czasie pobytu robimy zdjęcia i nagrania kotów - przede wszystkim po to, żeby wysyłać Ci relacje z tego, co u Twojego pupila.

• Relacje wysyłamy bezpośrednio do Ciebie na wskazany numer telefonu lub adres e-mail.
• Zdjęcia publikujemy na naszych profilach społecznościowych lub w Serwisie wyłącznie za Twoją zgodą. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili - usuniemy wtedy materiał z naszych kanałów.
• Wizerunek zwierzęcia nie podlega ochronie jak wizerunek człowieka, ale traktujemy Twoje zdanie jako decydujące.
• Jeżeli na zdjęciu znajdzie się osoba fizyczna, publikujemy je wyłącznie za jej zgodą.

Pomieszczenia, w których przebywają koty, mogą być objęte monitoringiem. Prowadzimy go w celu zapewnienia bezpieczeństwa zwierząt oraz kontroli ich stanu - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

• Kamery obejmują wyłącznie strefy pobytu zwierząt. Nie obejmują pomieszczeń sanitarnych ani miejsc odpoczynku personelu.
• Nagrania przechowujemy nie dłużej niż 30 dni, po czym są automatycznie nadpisywane, chyba że stanowią dowód w sprawie.
• Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione oraz - na żądanie - organy uprawnione na podstawie przepisów prawa.
• Jeżeli udostępniamy Ci podgląd online, otrzymujesz indywidualny dostęp wyłącznie na czas pobytu Twojego kota.

Jeżeli zapiszesz się na newsletter, będziemy wysyłać Ci informacje o wolnych terminach, nowościach i wydarzeniach Kociego Hoteliku.

• Adres e-mail wykorzystujemy wyłącznie w tym celu. Zapis jest całkowicie dobrowolny i nie warunkuje rezerwacji pobytu.
• Wraz z adresem zapisujemy datę zapisu i adres IP - służy to wykazaniu zgody oraz ochronie przed nadużyciami.
• Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy adresów e-mail podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Rezygnacja: w każdej chwili możesz wypisać się z listy, klikając link w stopce dowolnej wiadomości lub pisząc na kgrelska@kocihotelik.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Gdy piszesz do nas w innej sprawie, Twoje dane przetwarzamy wyłącznie po to, żeby udzielić odpowiedzi i dokończyć sprawę, z którą się zgłaszasz.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Nie zawierają programów ani wirusów i nie służą do identyfikacji Twojej tożsamości.

Rodzaje plików, których używamy:

• Niezbędne - umożliwiają działanie Serwisu: sesja, zapamiętanie wyboru w banerze cookies, ochrona formularzy. Nie wymagają zgody.
• Funkcjonalne - zapamiętują Twoje preferencje, np. ustawienia wyświetlania czy dane wpisane w formularzu.
• Analityczne - pozwalają liczyć wizyty i rozumieć, jak korzystasz z Serwisu. Instalowane po wyrażeniu zgody.
• Marketingowe - służą do prezentowania dopasowanych reklam, także w serwisach zewnętrznych. Instalowane po wyrażeniu zgody.

Zarządzanie cookies: zgodę możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili w ustawieniach banera cookies w Serwisie, a także w ustawieniach przeglądarki:

• Chrome - Ustawienia › Prywatność i bezpieczeństwo › Pliki cookie
• Firefox - Ustawienia › Prywatność i bezpieczeństwo › Ciasteczka i dane stron
• Safari - Preferencje › Prywatność
• Edge - Ustawienia › Pliki cookie i uprawnienia witryn

Ograniczenie plików cookies może wpłynąć na dostępność niektórych funkcji Serwisu, w tym poprawne działanie formularzy.

W Serwisie możemy korzystać z następujących narzędzi dostawców zewnętrznych:

• Google Analytics (Google Ireland Limited) - statystyka ruchu i zachowań użytkowników w formie zagregowanej. Więcej: policies.google.com/privacy
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) - pomiar skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie oraz remarketing. Więcej: facebook.com/privacy/policy
• Google Fonts - czcionki wykorzystywane do prawidłowego wyświetlania Serwisu.
• Google Maps - mapa dojazdu do Hoteliku.

Narzędzia analityczne i marketingowe uruchamiane są dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies. Dostawcy tych narzędzi mogą być odrębnymi administratorami danych w zakresie, w jakim przetwarzają je we własnych celach.

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności. Są to:

• dostawca hostingu i serwera poczty;
• biuro rachunkowe oraz dostawca oprogramowania do fakturowania;
• dostawca systemu do wysyłki newslettera;
• lecznica weterynaryjna - wyłącznie w sytuacji, gdy stan kota wymaga pomocy;
• operatorzy pocztowi - w przypadku korespondencji tradycyjnej;
• dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych;
• podmioty świadczące obsługę techniczną i informatyczną Serwisu;
• kancelarie prawne i podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodne z art. 28 RODO.

Część usług, z których korzystamy (np. narzędzia Google czy Meta), może wiązać się z przekazaniem danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, przede wszystkim do Stanów Zjednoczonych.

W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework), albo
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami.

Możesz uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z nami.

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:

• Dostęp do danych - możesz dowiedzieć się, jakie dane na Twój temat przetwarzamy, i otrzymać ich kopię (art. 15 RODO).
• Sprostowanie - możesz poprawić dane nieprawidłowe lub uzupełnić niekompletne (art. 16 RODO).
• Usunięcie - tzw. prawo do bycia zapomnianym, gdy dane nie są już potrzebne lub wycofasz zgodę (art. 17 RODO).
• Ograniczenie przetwarzania - możesz zażądać wstrzymania przetwarzania na czas weryfikacji (art. 18 RODO).
• Przenoszenie danych - możesz otrzymać dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO).
• Sprzeciw - wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a w przypadku marketingu bezpośredniego - w każdej chwili i bez podania przyczyny (art. 21 RODO).
• Wycofanie zgody - w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania (art. 7 ust. 3 RODO).

Część danych musimy zachować mimo Twojego żądania - np. faktury przez okres wymagany przepisami podatkowymi oraz dane niezbędne do obrony przed roszczeniami.

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na kgrelska@kocihotelik.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym:

• szyfrowanie połączenia certyfikatem SSL/TLS (protokół HTTPS);
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych;
• silne hasła i uwierzytelnianie do panelu administracyjnego, dostępnego wyłącznie dla osób upoważnionych;
• regularne aktualizacje oprogramowania i kopie zapasowe;
• zabezpieczenia formularzy przed automatycznym wypełnianiem oraz limity zapytań z jednego adresu IP;
• papierowe egzemplarze Ankiet i umów przechowywane w zamykanym miejscu, niedostępnym dla osób postronnych.

Mimo dołożenia najwyższej staranności żadna metoda transmisji danych w internecie nie jest w pełni bezpieczna.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Każda rezerwacja i każda decyzja o przyjęciu kota podejmowana jest przez człowieka.

Możemy natomiast dokonywać profilowania w celach marketingowych - np. wyświetlać reklamy dopasowane do Twoich wcześniejszych aktywności w Serwisie. Odbywa się to na podstawie Twojej zgody i możesz zgłosić sprzeciw w każdej chwili.

Prowadzimy profile w serwisach społecznościowych (m.in. Facebook, Instagram, TikTok). Dane osób odwiedzających nasze profile przetwarzamy w celu prowadzenia komunikacji i promocji Hoteliku, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W zakresie statystyk profili jesteśmy współadministratorami danych wraz z operatorem danego serwisu. Zasady przetwarzania danych przez te platformy określają ich własne polityki prywatności.

Serwis może zawierać linki do stron zewnętrznych. Nie odpowiadamy za praktyki prywatności stosowane przez ich właścicieli - zachęcamy do zapoznania się z regulaminami tych serwisów.

Serwis nie jest kierowany do osób poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy danych takich osób. Umowę o pobyt kota zawieramy wyłącznie z osobami pełnoletnimi. Jeżeli jesteś rodzicem lub opiekunem i uważasz, że dziecko przekazało nam swoje dane, skontaktuj się z nami - niezwłocznie je usuniemy.

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności - na przykład w związku z rozwojem Serwisu, wprowadzeniem nowych funkcji lub zmianą przepisów prawa.

Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a datę ostatniej aktualizacji znajdziesz na początku dokumentu. O istotnych zmianach poinformujemy Cię z wyprzedzeniem drogą e-mailową lub komunikatem w Serwisie.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy RODO oraz prawa polskiego.